Mantén a raya los ladrones del tiempo

Un sobrecito que avisa de la llegada de un nuevo mail; una llamada de teléfono; un compañero que nos pregunta o cuenta algo; el jefe que nos reclama "un momento"… El resultado: hemos perdido el hilo de lo que estábamos haciendo y la tarea se prolonga. ¿Te suena?

Estas situaciones nos acompañan día a día en la oficina y aprender a mantenerlas a raya es fundamental para mejorar nuestra vida. David Comí, socio director de Incrementes, explica que los llamados "ladrones de tiempo" nos pueden quitar entre un 50 e incluso un 70% de nuestras horas efectivas de trabajo. Y además provocan la sensación de no haber parado y haber conseguido poco.

No hay que tomarlos a la ligera, porque afectan directamente al cerebro reduciendo eficacia en las principales herramientas que usamos: capacidad de concentración y atención, energía y toma de decisiones. Esto ocasiona cansancio, agobio y alarga nuestra jornada.

 

Responsabilidad

La culpa no es sólo de los factores y actores externos. Gustavo Piera, presidente de la consultora CMR, cree que "cada individuo es el único responsable de organizar su tiempo y a qué lo dedica". Lo fácil es echar la culpa a otros, pero así no llegan las soluciones. Aunque cada uno tiene que encontrar su propio patrón de actuación, Piera recuerda que hay un denominador común: "Saber decir no. Impedir que irrumpan en nuestra planificación y crear un hábito de trabajo". Recuerda que nos pagan por añadir valor a la empresa con un trabajo eficaz, cumpliendo con lo prioritario y en los momentos necesarios.

 

Los obstáculos

 

E-mail y teléfono. Tenerlo siempre abierto y coger la llamada al primer tono nos induce a ser reactivos y nos provoca distracciones innecesarias.

Redes sociales. No por estar continuamente informados vamos a ser más productivos. A veces nos empachamos de datos, cifras e información sin pararnos a valorar si nos resultan verdaderamente útiles.

Reuniones improductivas. Asistir a una reunión no es lo mismo que participar. Si no has hecho el trabajo previo de preparación, pierdes tu tiempo y se lo haces perder a los demás.

Interrupciones del entorno. Atender a las pequeñas distracciones provoca la falsa sensación de hacer muchas cosas, pero en realidad no estás al cien por cien en nada.

Hábito multitarea. Saltar de un tema a otro resta energía y lo que es más grave eficacia.

 

La gestión

 

Tareas clave. Trata de ientificar las tareas que añaden más valor a tu trabajo y e intenta realizarlas por la mañana cuando se tiene más energía, o bien en los momentos en los que nuestros niveles de concentración son más elevados.

Pausas planificadas. Concreta unos tiempos determinados dedicados a descansar. Cada dos horas, descansa diez minutos.

Fechas límite. Establece horas determinadas para cada actividad.Exígelas y ofrécelas a las personas de tu entorno.

Planificación diaria. Al inicio de cada jornada organiza tu agenda y al final del día revísalo y haz balance.

Trabaja por bloques. Agrupa las tareas por similitud y establece límites de tiempo.

Apaga tu smartphone. Estar permanentemente conectado no aumenta tu rendimiento. En realidad provoca desgaste y pérdida de tiempo por el mal hábito de empezar algo, parar a mirar el móvil, volver a empezar, parar...

Frena el correo

* Desconectar el avisador de mensajes nuevos. Así evitamos reaccionar a cualquier estímulo (luz, pitido, vibración) que nos haga ser reactivos.

* Concretar horas establecidas y no estar pendiente durante toda la jornada. Por ejemplo: fijar cuatro momentos al día cada dos o tres horas.

* Configurar el dispositivo para recibir los mensajes en horas determinadas de nuestra jornada


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