Seguimiento del absentismo como factor fundamental para el control de costes en las AAPP

El absentismo laboral es una de las preocupaciones constantes de todo tipo de organizaciones, tanto públicas como privadas. Recientemente, y de forma especial en la Administración Pública, este aspecto ha cobrado relevancia, debido a la importante relación entre la reducción del absentismo con el control de costes y una mayor productividad.

 

Pero para poder hablar de lo que engloba el término "absentismo", debemos fijar primero su definición y alcance. Si nos fijamos en la definición que nos da la RAE encontramos dos vertientes: por un lado, la abstención deliberada de acudir al trabajo y, por otro, la costumbre de abandonar el desempeño de funciones y deberes anejos a un cargo.

 

Esta definición básica nos aporta varios factores y nos da una visión de la realidad existente en cualquier tipo de organización, privada o pública: esa abstención deliberada de acudir al trabajo, así como ese segundo factor centrado en la dejación de funciones con intencionalidad. Si nos fijamos en la definición de la Organización Internacional del Trabajo (OIT), que define absentismo como "La no asistencia al trabajo por parte de un empleado que se pensaba iba a asistir", encontramos un tercer factor, el "factor sorpresa", lo que dejaría fuera de esta clasificación todas las ausencias previsibles y autorizadas.

 

Si nos fijamos concretamente en el sector público, constatamos claramente que hay una falta de unidad de criterio a la hora de contabilizar el absentismo: según de qué organización y zona geográfica hablemos, se incluyen o no vacaciones, licencias y permisos, asuntos particulares, enfermedades, etc. Todo esto hace que los datos obtenidos no sean consistentes y muestran que no se están midiendo las mismas cosas, lo que tiene como consecuencia datos poco fiables y conclusiones que, a menudo, no hacen justicia a la realidad.

 

 

Además, todas estas inconsistencias hacen imposible obtener estadísticas que reflejen fielmente los datos sobre absentismo, ya que para poder contar con datos fiables tenemos que poder clasificar ese absentismo, ponerle nombre.
En este sentido, podemos determinar que existen dos perspectivas, una desde el punto de vista del empleado y otra del empleador. En el primer caso, hay un absentismo voluntario y otro involuntario; mientras que en el segundo existe un absentismo en el que se puede intervenir para paliar ese efecto sorpresa, y otro sin posibilidad de intervención. Este último supuesto nos lleva, en primer lugar, a las ausencias relacionadas con la salud, donde encontramos unas certificadas por un médico y otras no justificadas (sin parte médico), es en estas últimas donde se encuentra el primer foco de absentismo y donde se podría empezar a actuar.

 

El segundo bloque son las ausencias no relacionadas con la salud (vacaciones, licencias y permisos, actividades sindicales, huelga, etc.).

 

 

En estos últimos meses, desde el Gobierno se han puesto en marcha medidas para tratar de paliar este tipo de ausencias. Por un lado, se ha tratado de igualar los días disponibles de los empleados públicos con los privados, mediante la reducción del número de días de libre disposición, así como otras disposiciones para el control y seguimiento de la jornada y horario de trabajo.

 

 

Entre estas disposiciones, en la Administración General del Estado podemos destacar el Plan de Seguimiento del Absentismo, puesto en marcha durante la primavera de 2013. Se trata de una Instrucción conjunta de las Secretarías de Estado de Administraciones Públicas y de Presupuestos y Gastos, por la que se dispone dar cumplimiento a las previsiones del RD-Ley 20/2012, de 13 de julio, y consta de medidas para garantizar la estabilidad presupuestaria y de fomento de la competitividad, en relación con la situación de incapacidad temporal del personal al servicio de la AGE, y establece la obligación de facilitar información estadística sobre la aplicación de estas instrucciones.

 

 

Aunque de momento esta normativa afecta únicamente a la AGE, es muy posible que pronto se traslade al resto de las administraciones y organismos públicos.

 

 

Consecuencias del absentismo

Si nos fijamos en las consecuencias del absentismo, vemos que éstas son amplias y afectan tanto a los empleadores, debido a la pérdida de competitividad y de productividad, los costes laborales, los problemas para cumplir objetivos y deterioro del clima laboral; como al empleado: desvinculación del trabajo, posible reducción de ingresos, conflictos con compañeros, etc.

 

 

Estos costes pueden ser clasificados en directos e indirectos. Los directos serían los salarios y cargas sociales, los costes de la no producción de los ausentes, los incurridos para compensar el absentismo y los relacionados con los costes organizativos.

 

 

En cuanto a los indirectos podemos destacar el menor rendimiento del sustituto, la sobrecarga de trabajo de los compañeros, la disminución de la calidad de los servicios o los retrasos en los mismos y el incremento de las quejas.
Hay que señalar que el gasto derivado de la selección y la pérdida de calidad y productividad, se estima, como mínimo, entre dos y cuatro veces el coste directo.

 

Todo ello lleva a un deterioro de los servicios públicos y de la atención a los ciudadanos, así como a una pérdida de eficiencia, productividad y competitividad.

 

 

Como datos esperanzadores podemos apuntar los aportados por el INE, que nos indican que el absentismo laboral se ha reducido considerablemente en España desde el inicio de la crisis económica, cerca del 40% desde el año 2008 hasta la actualidad. Concretamente han pasado de perderse 5,52 horas por trabajador y mes a 3,38 horas mensuales.

 

De hecho, en abril de 2013 y como consecuencia de las medidas puestas en marcha, el absentismo en el Sector Público ha alcanzado niveles inferiores al del Sector Privado por primera vez. Dichas medidas ayudarán a evidenciar el cumplimiento generalizado y aislar los casos "anecdóticos".

 

Con esta perspectiva, podemos afirmar que es posible tomar medidas mediante la mejora de los sistemas de información de forma sencilla, con soluciones que pueden ayudarnos a mejorar la gestión y que no tienen por qué ser ni complejas ni caras.
En este sentido, encontramos soluciones como las de Gestión del Tiempo, que ayudan a integrar datos sobre tiempos de trabajo (horarios y turnos), tiempos de descanso (vacaciones, licencias y permisos), enfermedades y accidentes, actividades sindicales, maternidad o paternidad, etc. Todo ello tiene una repercusión muy directa en el enfoque, ya que al mejorar los sistemas de información se cambia el enfoque de una visión centrada en el control, el seguimiento y la sanción a otro enfoque orientado a la motivación y el compromiso.
Hay que considerar que en la AAPP es tradicional contar con planes de flexibilidad horaria, planes de conciliación o igualdad. Son escenarios modernos de gestión de las personas, que colaboran a la motivación y suponen un mayor compromiso por parte del empleado, pero que pueden convertirse en ingobernables si no se cuenta con un sistema de gestión adecuado.

 

Otras medidas relacionadas con la gestión del absentismo que se están empezando a implantar se refieren a los indicadores y estadísticas. Habitualmente, los indicadores de absentismo se centran en duración, frecuencia y ausentes y, a partir de estos datos, se calculan diversos ratios: ausencias, duración media, gravedad y frecuencia.

 

En este caso como en todos, hay que tener claro cuáles son los objetivos, ya que condicionan la elección de los indicadores. Si el objetivo es analizar la remuneración de las ausencias, habrá que considerar la duración; si lo que buscamos es una mejor planificación del personal, nos centraremos en el número de ausentes; si queremos conocer las causas del absentismo, nos centraremos en la frecuencia y duración. Suele utilizarse la frecuencia más que la duración, ya que las ausencias cortas suelen ser más indicativas de conductas negativas.
En el caso de la AAPP, los indicadores que ya se están utilizando en la AGE desde este año y que son trasladables al resto de Administraciones, incluyen la clasificación de los efectivos por tipos de personal (funcionarios/laborales) , las ausencias por tipo de jornada (40 horas, 37,5 ó reducida), las ausencias por vacaciones y asuntos particulares, aquellas debidas a conciliación y otros permisos, otras ausencias (retrasos, visitas médicas, etc.), así como las horas de reducción de haberes por incumplimiento (descuentos en nómina).

 

La experiencia de Grupo Castilla en este ámbito nos permite ofrecer soluciones de cuadros de mando de absentismo; que muestran, de una forma sencilla y visual, los distintos valores e indicadores que pueden ayudar a las Administraciones Públicas en el reto de alcanzar un mejor control del gasto público, mediante la reducción del absentismo.


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