El 47% de la població espanyola experimenta sensació de manca de temps al llarg de la seva jornada laboral, el que suposa l'aparició de símptomes com la sensació d’esgotament, fatiga, angoixa o pressió en el treball. Tenir la sensació que la jornada laboral no és suficient per acabar tots els assumptes pendents genera cert malestar a mesura que transcorren els dies i perjudica la nostra qualitat de vida, el que ens condueix a adoptar una actitud negativa que influeix negativament en la nostra productivitat.
Una mala gestió del temps, acompanyada d'un baix rendiment, genera múltiples conseqüències que ens bloquegen i impedeixen aprofitar adequadament la nostra jornada laboral: irritabilitat, manca de concentració, pèrdua de motivació, tensió muscular, contractures, migranyes, cefalees, dificultat per dormir, dermatitis, problemes estomacals, hipertensió, entre moltes altres.
No obstant això, l'estrès diari es pot combatre si sabem com distribuir les hores i millorar el nostre rendiment. Si ens esforcem en aconseguir-ho, la nostra rutina de treball serà més tolerable, deixarà de produir-nos ansietat i guanyarem en emocions positives. No obstant això, administrar el temps de treball requereix una estratègia prèvia que ens permeti reduir l'estrès i tenir un major control sobre la nostra vida.
Consells per aprendre a gestionar el temps de treball
- Planificar l'agenda: Fer ús d’una agenda per apuntar i actualitzar les tasques ens permet tenir un control exhaustiu del que hem de fer al llarg de la jornada laboral. Saber quins objectius necessitem complir diàriament i marcar-ho de forma realista, deixant temps als imprevistos, ens permet ser conscients de les tasques que hem de realitzar. Serà de vital importància dur a terme una correcta distribució de les tasques (temps per revisar els correus electrònics, per reunions, per tasques administratives, etc.), que ens permetin establir jerarquies i prioritats, i ser capaços de diferenciar l'urgent de l'important. Al llarg del matí som més productius, per això és recomanable programar les tasques que exigeixen major grau de concentració sempre al principi de la nostra jornada laboral i deixar aquelles més senzilles a l’acabar.
- Endreçar l'ambient de treball: El nostre lloc de treball és l’espai on passem llargues jornades laborals, per això un bon clima i entorn de treball influeix positivament en la nostra productivitat. Intentar ser productiu en un espai de treball ple de documents, informes o massa material, ens impedeix concentrar-nos. Pel contrari, un espai endreçat i organitzat, ens permet treballar còmodament, trobar la informació i el material que necessitem evitant distraccions.
- Evitar els lladres de temps: Les visites inesperades, les trucades telefòniques, els esmorzars que s'allarguen, l'ús freqüent del correu electrònic o les interminables reunions de treball són elements que ens treuen un valuós temps de treball. Planificar espais temporals de temps en els que tancar el correu electrònic i apagar el mòbil, ens permet fer el treball amb un major grau de concentració. Pel contrari, mirar cada cinc minuts si arriba algun missatge a la bústia, només serveix per augmentar la nostra distracció. També pot ajudar-nos preparar les reunions amb antelació i fixar una hora de finalització, aconseguint que aquestes siguin més breus i productives.
- Repartir i delegar: La nostra tendència és gestionar el màxim de tasques possibles, fet que ocasiona que les feines quedin inacabades o mal fetes. Sobrecarregar-nos de treball és una de les majors causes d'ansietat. Per combatre-ho, hem d'aprendre a repartir bé les tasques i confiar que els altres també les afrontaran amb èxit. Aprendre a delegar i ajudar-nos els uns als altres, ens permet gestionar millor el temps de treball i ser més productius. No podem oblidar que el treball en equip divideix el treball, augmenta la motivació i multiplica els resultats.
- Aprendre a dir “no” quan sigui necessari: Anteposar la satisfacció d'altres persones a la nostra està molt bé quan ho fem de manera conscient i voluntària per les raons adequades, però no quan implica deixar de fer el nostre treball i prioritzar el dels altres. Tots sabem el difícil que és a dir “no”, però a vegades és necessari fer-ho. Els compromisos aliens són lladres de temps que ens impedeixen fer front aquelles tasques professionals que realment hem d'atendre. Aprendre a dir “no” des del tacte, l'assertivitat i la diplomàcia, redueix la càrrega de treball i disminueix el nivell d'estrès.
- Fugir dels conflictes: Al llarg de la nostra jornada laboral poden haver-hi múltiples fets que ens molesten, ens incomoden o ens agradaria canviar (ordinadors que no funcionen, problemes d'última hora, alguna discrepància amb caps i/o companys de treball, etc.), però protestar contra això únicament consumeix la nostra energia i ens impedeix dur a terme el treball diari. La clau està a acceptar les coses tal com són i no centrar-nos en les coses negatives de la feina.
- Mantenir una actitud positiva: L'actitud amb la qual comencem el dia és vital pel desenvolupament de la nostra jornada laboral. Adoptar una actitud positiva ens permet veure el costat positiu dels problemes i aprendre d'ells. La nostra actitud influeix en el nostre comportament i en l'energia que generem, però també en el nostre estat de salut. Tenir una visió positiva ens permet adaptar-nos millor a noves situacions, ser més proactius i tenir un major grau d'implicació, ingredients clau per superar amb èxit el nostre dia a dia a la feina.
- Trobar temps de descans: Ser més productius significa també parar una estona i deixar la nostra ment desconnectar. Si ens exigim massa i no li donem al nostre cervell una pausa, podem patir ansietat, nerviosisme, irritabilitat o cansament extrem, tots ells enemics del rendiment i de l'eficiència. Un parell de breaks al dia, seran suficients per alliberar-nos de l'estrès, reiniciar el nostre cervell i millorar la nostra productivitat.
Els hàbits es construeixen dia a dia. Si posem en marxa aquests petits però significatius canvis percebrem, en poc temps, com millora considerablement la nostra salut, la nostra productivitat i la nostra qualitat de vida.