Las reuniones virtuales han pasado a formar parte de nuestro día a día, facilitando la actividad y las relaciones laborales durante el teletrabajo. Un método de comunicación en auge en el ámbito laboral que requiere asesoramiento para fortalecer y asegurar su adecuado funcionamiento, además de un acompañamiento continuo y evolutivo que permita detectar deficiencias y aplicar las acciones correctoras que garanticen su efectividad.
Una solución de encuentro a través de medios electrónicos significativamente más económica, dado que no requiere de una infraestructura específica ni inversión de tiempo y dinero en desplazamientos laborales; y que, a su vez, facilita el desarrollo habitual de la actividad laboral, optimizando el tiempo de las personas e incrementando la productividad de los equipos de trabajo.
Aspectos a tener en cuenta:
- La dinámica de una reunión virtual es diferente a la de una reunión presencial.
- La complejidad de la reunión depende de la cantidad de participantes, el grado de adopción de tecnología y la experiencia previa en este formato.
RECOMENDACIONES
- Comprobar el buen funcionamiento de la red, los auriculares, el micrófono y la cámara.
- Establecer una agenda, transmitir el objetivo de la reunión y definir los puntos de la conversación.
- Cerrar todas las aplicaciones abiertas, para mejorar la conectividad y evitar distracciones.
- Conectar 10-15 minutos antes del inicio de la reunión para evitar posibles incidencias o problemas técnicos.
- Silenciar el micrófono para evitar ruidos ambientales molestos.
- Evitar interrupciones durante la reunión; silenciar las notificaciones y los dispositivos móviles.
- Fijar una duración máxima de 60 minutos de reunión para evitar que la atención de los participantes disminuya.
- Compartir el documento de presentación mediante la opción “compartir presentación” de la plataforma elegida y, una vez finalizada, compartir el archivo individualmente.
- Intentar ser claro, breve y conciso en las aportaciones.
- Respetar los tiempos y roles establecidos de cada uno de los participantes de la reunión.
- Reservar un tiempo para la sesión de preguntas y respuestas donde todos puedan realizar aportaciones.
- Enviar el acta a los participantes al finalizar la reunión, en la que aparezcan las conclusiones y acuerdos adoptados.
Las reuniones virtuales representan una gran oportunidad tanto para las empresas como para las personas trabajadoras. Un espacio de encuentro digital que aporta múltiples beneficios en el seno de las organizaciones fomentando la comunicación y agilizando la toma de decisiones.
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