¿Cómo optimizar la jornada laboral?

El 47% de la población española experimenta sensación de falta de tiempo a lo largo de su jornada laboral, lo que supone la aparición de síntomas como sensación de agobio, fatiga, angustia o presión en el trabajo. Tener la sensación que la jornada laboral no es suficiente para terminar todos los asuntos pendientes genera cierto malestar a medida que transcurren los días y perjudica nuestra calidad de vida, lo que nos lleva a adoptar una actitud negativa que influye negativamente en nuestra productividad.

Una mala gestión del tiempo, acompañada de un bajo rendimiento, genera múltiples consecuencias que nos bloquean e impiden que podamos aprovechar adecuadamente nuestra jornada laboral: irritabilidad, falta de concentración, pérdida de motivación, tensión muscular, contracturas, migrañas, cefaleas, dificultad para dormir, dermatitis, problemas estomacales, hipertensión, entre muchas otras.

Sin embargo, el estrés diario se puede combatir si sabemos cómo distribuir las horas y mejorar nuestro rendimiento. Si nos esforzamos en conseguirlo, nuestra rutina de trabajo será más llevadera, dejará de producirnos ansiedad y ganaremos en emociones positivas. No obstante, administrar el tiempo de trabajo requiere de una estrategia previa que nos permita reducir el estrés y tener un mayor control sobre nuestra vida.

Consejos para aprender a gestionar el tiempo de trabajo

 

  1. Planificar la agenda: Usar una agenda para apuntar y actualizar las tareas nos permite llevar un control exhaustivo de lo que debemos hacer a lo largo de la jornada laboral. Saber qué objetivos necesitamos cumplir a diario y marcarlo de forma realista, dejando tiempo a los imprevistos, nos permite ser conscientes de las tareas que debemos realizar. Será de vital importancia llevar a cabo una correcta distribución de las tareas (tiempo para revisión de correos electrónicos, para reuniones, para labores administrativas, etc.), que nos permitan establecer jerarquías y prioridades, y ser capaces de diferenciar lo urgente de lo importante. A lo largo de la mañana somos más productivos, por lo que es recomendable programar las tareas que exigen mayor grado de concentración siempre al principio de nuestra jornada laboral y dejar aquellas más sencillas para el final.
  2. Ordenar el ambiente de trabajo: Nuestro puesto de trabajo es el lugar donde pasamos largas jornadas laborales, por lo que un buen clima y entorno de trabajo influye positivamente en nuestra productividad. Intentar ser productivos en un espacio de trabajo repleto de documentos, informes o exceso de material, nos impide concentrarnos. Sin embargo, un espacio despejado y organizado, nos permite trabajar cómodamente, encontrar la información y el material que necesitamos evitando distracciones.
  3. Evitar los ladrones de tiempo: Las visitas inesperadas, las llamadas telefónicas, los almuerzos que se alargan, el uso frecuente del correo electrónico o las interminables reuniones de trabajo son elementos que nos roban un valioso tiempo de trabajo. Planificar espacios temporales de tiempo en los que cerrar el correo electrónico y apagar el móvil, nos permiten realizar el trabajo con un mayor grado de concentración. Sin embargo, mirar cada cinco minutos si entra algún mensaje en el buzón, sólo sirve para aumentar nuestra distracción. También puede ayudarnos preparar las reuniones con antelación y fijar una hora de finalización, consiguiendo que sean más breves y productivas.
  4. Repartir y delegar: Tendemos a abarcar el máximo número de tareas, lo que ocasiona que las cosas queden inacabadas o mal hechas. Sobrecargarnos de trabajo es una de las mayores fuentes de ansiedad. Para combatirlo, debemos aprender a repartir bien las tareas y confiar en que los demás sabrán también afrontarlas con éxito. Aprender a delegar y ayudarnos los unos a los otros, nos permite gestionar mejor el tiempo de trabajo y ser más productivos. No podemos olvidar que el trabajo en equipo divide el trabajo, aumenta la motivación y multiplica los resultados.
  5. Aprender a decir “no” cuando sea necesario: Anteponer la satisfacción de otras personas a la nuestra está muy bien cuando lo hacemos de manera consciente y voluntaria por las razones adecuadas, pero no cuando implica dejar de hacer nuestro trabajo y priorizar el de los demás. Todos sabemos lo difícil que es decir “no”, pero en ocasiones es necesario hacerlo. Los compromisos ajenos son ladrones de tiempo que nos impiden afrontar aquellas tareas profesionales que realmente debemos atender. Aprender a decir “no” desde el tacto, la asertividad y la diplomacia, reduce la carga de trabajo y disminuye el nivel de estrés.
  6. Huir de los conflictos: A lo largo de nuestra jornada laboral pueden haber múltiples cosas que nos molestan, nos incomodan o nos gustaría cambiar (ordenadores que no funcionan, problemas de última hora, alguna discrepancia con jefes y/o compañeros de trabajo, etc.), pero protestar contra ello únicamente consume nuestra energía y nos impide llevar a cabo el trabajo diario. La clave está en aceptar las cosas tal y como son y no dejarnos llevar por el lado negativo del trabajo.
  7. Mantener una actitud positiva: La actitud con la que empezamos el día es vital para el desarrollo de nuestra jornada laboral. Adoptar una actitud positiva nos permite ver el lado positivo de los problemas y aprender de ellos. Nuestra actitud influye en nuestro comportamiento y en la energía que generamos, pero también en nuestro estado de salud. Tener una visión positiva nos permite adaptarnos mejor a nuevas situaciones, ser más proactivos y tener un mayor grado de implicación, ingredientes clave para poder superar con éxito nuestro día a día en el trabajo.
  8. Encontrar tiempo de descanso: Ser más productivos significa también parar un rato y dejar a nuestra mente desconectar. Si nos exigimos demasiado y no le damos a nuestro cerebro una pausa, podemos sufrir ansiedad, nerviosismo, irritabilidad o cansancio extremo, todos ellos enemigos del rendimiento y de la eficiencia. Un par de breaks al día, serán suficientes para liberarnos del estrés, reiniciar nuestro cerebro y mejorar nuestra productividad.

Los hábitos se construyen día a día. Si ponemos en marcha estos pequeños pero significativos cambios percibiremos, en poco tiempo, como mejora considerablemente nuestra salud, nuestra productividad y nuestra calidad de vida.