La multitarea (multitasking en inglés) es una aparente capacidad humana para realizar más de una tarea o actividad al mismo tiempo. El primer uso publicado de la palabra «multitarea» apareció en 1965 en un documento de IBM que describe las capacidades del sistema IBM S/360. Aunque sabemos que, si abordamos esta cuestión con el rigor de la ciencia, el cerebro humano no es capaz de mantener el rendimiento al 100% en varias tareas diferentes a la vez, el término se ha aplicado desde entonces a tareas humanas para aquellas personas, con una capacidad a nivel cerebral, competentes en hacer dos tareas, cambiando rápidamente la atención entre ambas y realizándolas con eficiencia (según la Universidad de Utah, el 2% de la población).
MULTITASKING: VENTAJAS E INCONVENIENTES
VENTAJAS
- Ahorrar tiempo: aumento del rendimiento, es una buena forma de realizar una gran cantidad de trabajo en menos tiempo.
- Incremento de la productividad: se podrán asumir grandes volúmenes de trabajo.
- Asumir más responsabilidades: al poder hacer varias cosas a la vez, el multitasking permite que el empleado asuma más responsabilidades y las consiga desarrollar con buenos resultados proporcionándole un mayor nivel de satisfacción.
- Capacidad de reacción: las personas multitarea adquieren una mayor capacidad de reacción cuando aparecen nuevos trabajos complejos.
- Calidad de trabajo en cualquier circunstancia: ser capaz de desarrollar un trabajo de calidad tanto en espacios de trabajo sencillos como en entornos más complejos que presentan más distracciones, aumentando su capacidad de adaptabilidad al entorno (un ejemplo sería un centro de coworking).
INCONVENIENTES
- Menor rendimiento: se tiene que dividir la atención, lo cual puede traducirse en un descenso del rendimiento en el trabajo o una mayor pérdida de tiempo.
- Pérdida de calidad: riesgo de sacrificar la calidad por la cantidad.
- Estrés (uno de los mayores riesgos del multitasking): al hacer varias tareas a la vez es posible que no se consigan completar todas, y esto puede acabar provocando estrés en los trabajadores por no llegar a los resultados esperados.
- Menor eficacia: es muy habitual que un exceso de trabajos haga perder productividad, ya que no se consigue discernir qué tareas son realmente importantes, la urgencia de cada una o si alguna de ellas es prescindible.
- Mayor riesgo de errores: al no centrarse en una única tarea y tener que prestar atención a muchas cosas, existe el riesgo de una pérdida de concentración y un aumento de la frecuencia de los errores y los descuidos.
- Pérdida de memoria: la multitarea mal gestionada puede acabar derivando en una pérdida de la capacidad de memoria, y en última instancia perjudicar la salud de los empleados.
¿Cómo afecta a la productividad?
Por todo lo dicho hasta ahora, es evidente que, si la multitarea se ejecuta de forma correcta, sin perder en calidad, con eficacia y con una buena gestión del tiempo a través de las personas que son capaces de ejecutarla eficazmente, ya que poseen las habilidades necesarias para lograrla, el multitasking puede llegar a ser muy productivo y beneficioso para las empresas y afectar de forma muy positiva a la productividad.
Como hemos visto también puede generar algunos inconvenientes que acaben afectando negativamente a las personas trabajadoras y, por ende, a la empresa y a la productividad de la misma, por ello deberemos cuidar el equilibrio que permita sacar el máximo rendimiento a la multitarea sin que empiecen a aparecer inconvenientes.
Será deseable que la empresa realice un seguimiento de sus empleados enfocado a incentivar estas competencias y a conseguir la experiencia de empleado que se ha convertido en un elemento diferenciador a la hora de atraer y retener talento.
CONSEJOS PARA AFRONTAR CON ÉXITO EL MULTITASKING
TRABAJADORES
- Planificar y distribuir de forma óptima el tiempo para llevar a cabo todas las tareas, reservando las horas más productivas del día para las tareas más importantes.
- Agrupar varias tareas al mismo tiempo, dado que cuanto más similares sean las actividades que se van a llevar a cabo de manera simultánea, más fácil será para la persona trabajadora realizarlas.
- Intercalar la multitarea con la actividad plena. Tras dedicar un tiempo a llevar a cabo varias obligaciones simultáneas, hay que centrarse en una sola para no sobrecargarse.
- Evitar las distracciones, en especial las tecnológicas. La persona trabajadora debe estar centrada y libre de distracciones que la distraigan si quiere desarrollar varias tareas a la vez de forma eficiente.
- Revisar el trabajo hecho. La multitarea sobrecarga el cerebro, por lo que dedicar un rato durante la jornada para revisar lo que se ha hecho, evitará posibles errores.
- Practicar la multitarea, organizando el día de manera que se vayan incorporando diversas tareas a la vez. La multitarea no es innata, sino que debe trabajarse y perfeccionarse para que realmente sea efectiva.
EMPRESAS
- Desarrollar pautas, establecer tareas y objetivos asumibles.
- Organizar y establecer prioridades en función de la importancia de las tareas a desarrollar.
- Diferenciar las tareas que puedan asumirse simultáneamente de aquellas que exigen una concentración absoluta.
- Establecer descansos en los que los empleados puedan interactuar y compartir con los compañeros las posibles dudas o preocupaciones que surjan.
- Promover programas de capacitación y formación en tecnologías, las cuales permiten trabajar de forma más rápida, mejorando la eficiencia y calidad.
- Impulsar procesos de selección y reclutamiento de perfiles multitasking que puedan complementar y equilibrar positivamente al equipo de trabajo.
El multitasking puede crear empleados rápidos y eficientes, pero mal ejecutado puede llevar a una pérdida de rendimiento y al aumento de errores. Un aspecto que las empresas deben tener presente intentando que la multitarea no llegue al extremo de generar estrés, porque está más que probado que “tener trabajadores felices es más rentable”.
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