Gestión óptima del tiempo en el trabajo

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En muchas ocasiones, nos pasamos el día trabajando pero volvemos a casa insatisfechos, con la sensación de no haber alcanzado los resultados deseados. Con la cantidad de interrupciones al alcance de la mano, mantenerse productivo y concentrado resulta todo un desafío.

Una incorrecta gestión del tiempo puede tener consecuencias negativas para cualquier profesional, desde irritabilidad, desmotivación y mayor propensión a los errores, hasta cuadros de estrés y ansiedad. Realizar multitud de actividades en un solo día, en un tiempo que no es realista, provoca que al final del día acabemos por no hacer nada o hacerlo mal y con un gran sentimiento de frustración.

Iniciamos un nuevo año, un nuevo comienzo, una nueva oportunidad, una libreta en blanco que completar mientras despedimos doce meses de aprendizaje en el ámbito personal y profesional. En Egarsat, sabemos lo importante que es para ti realizar una planificación racional y eficaz de tu tiempo.

Optimiza tu tiempo y aprende a gestionar mejor tus proyectos
  1. Define tus objetivos: tener unos objetivos claros, con un calendario organizado y unos plazos de entrega asumibles hará que crees un escenario claro en el que poder marcar los tiempos y llevar a cabo todas las tareas de forma ordenada e individual.

  2. Planifícate: un hábito esencial para poder avanzar de forma productiva, es la planificación. La falta de ella, da lugar a improvisaciones que no te ayudarán a conseguir los objetivos previamente fijados.

  3. Prioriza tus tareas y distribúyelas: todas las tareas tienen un grado de importancia diferente lo que la convierte en la primera o en la última tarea a realizar. Priorizar es comenzar por lo más importante, administrando todas las tareas según su orden de importancia.

  4. Concéntrate en el poder del ahora: desarrollar la atención plena, mejorando tu concentración y, por lo tanto, tu capacidad de estar presente en aquello que realizas. De este modo, conseguirás ser más eficiente y cometer menos errores.

  5. Protégete de los ladrones de tiempo: los ladrones de tiempo son esos pequeños lapsos en los que todos nos despistamos y que, de manera continuada, puede afectar gravemente a nuestra productividad. Aunque no son solo despistes, a veces los ladrones de tiempo se encuentran en las propias tareas que realizamos en el trabajo: reuniones, correos electrónicos, llamadas telefónicas, interrupciones, etc.

  6. Evita la multitarea: la multitarea no nos hace más productivos. De hecho, es uno de los tipos de ladrones de tiempo más bien camuflados, pues el cambio de una tarea a otra disminuye nuestra concentración, tardando entre 6 y 9 minutos en recuperar el estado de concentración anterior.

  7. Utiliza las nuevas tecnologías: la tecnología permite trabajar de forma más rápida, mejorar la precisión y calidad de las tareas desarrolladas y llevar a cabo otras que serían imposibles realizarlas a través de métodos tradicionales.

  8. Valora tu tiempo y aprende a decir ‘no’: no existe una fórmula mágica para aprender a decir ‘no’, pero se recomienda ser sinceros en el proceso de comunicación, dando los argumentos oportunos y necesarios que justifiquen la respuesta. Asimismo, hay que tratar de ofrecer alternativas al problema que puede generarse tras decir ‘no’ a una tarea.

  9. Aprende a delegar: permite invertir tu tiempo en lo verdaderamente relevante en lugar de tener que hacerlo todo tú. Uno solo no puede ocuparse de todas las tareas y la delegación genera el crecimiento de la organización. Para avanzar, necesitas ceder algunas responsabilidades y tener presente que no existe una única forma de hacer las cosas. 

  10. Sé flexible y analiza continuamente: evalúa con cierta periodicidad si tu planificación se ajusta a la realidad, así como si te está ayudando o no a alcanzar tus objetivos. Tu planificación debe ser flexible, pero debe estar en continua revisión para detectar posibles puntos de mejora.

Año nuevo, agenda nueva

Una agenda laboral, ya sea en formato papel o electrónica, es una herramienta muy útil para gestionar el tiempo, aumentar las horas productivas y reducir el estrés. Mantener una agenda organizada de trabajo nos permite estar informados de las tareas pendientes, del orden de prioridades de las mismas, además de tener a mano los contactos, datos y detalles de interés.

Un hábito muy beneficioso para nuestro tiempo y memoria, ya que el desorden solo nos lleva a perder tiempo en actividades menos importantes y que luego nos falte tiempo para realizar las más urgentes y primordiales. Asimismo, nos permite controlar y analizar lo que se ha ido haciendo a lo largo del tiempo y analizar si el tiempo ha sido invertido correctamente, permitiendo una corrección futura y, con ello, una mejora de la productividad.

Mejora tu gestión del tiempo con la matriz de Stephen Covey

Según afirma Stephen Covey, lo fundamental en la administración eficaz del tiempo es “poner primero lo primero”. El autor menciona que para ser más productivos debemos poner en práctica la herramienta  “Los 4 cuadrantes de la gestión del tiempo”.

Se trata de una matriz dividida por cuatro secciones cada una de las cuales representa una determinada categoría de prioridad en las tareas. Su puesta en práctica permite optimizar el tiempo de trabajo, obtener espacios para realizar las actividades que están enfocadas al logro de las metas previamente fijadas,  crear el hábito del orden y realizar mejoras que nos acerquen a los objetivos. ¿Te animas?

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En definitiva, la gestión de tiempo trata de proceder inteligentemente con el objetivo de ser más productivos en menos tiempo y sentirnos más plenos y felices con los resultados obtenidos, además de ganar en productividad, salud y bienestar.