Gestió òptima del temps en el treball

Print Friendly, PDF & Email

En moltes ocasions, ens passem el dia treballant però tornem a casa insatisfets, amb la sensació de no haver assolit els resultats desitjats. Amb la quantitat d’interrupcions a l’abast de la mà, mantenir-se productiu i concentrat resulta tot un desafiament.

Una incorrecta gestió del temps pot tenir conseqüències negatives per a qualsevol professional, des d’irritabilitat, desmotivació i major propensió als errors, fins a quadres d’estrès i ansietat. Realitzar multitud d’activitats en un únic dia, en un temps que no és realista, provoca que al final del dia acabem per no fer res o fer-ho malament i amb un gran sentiment de frustració.

Iniciem un nou any, un nou començament, una nova oportunitat, una llibreta en blanc per omplir mentre acomiadem dotze mesos d’aprenentatge en l’àmbit personal i professional. A Egarsat, sabem l’important que és per a tu realitzar una planificació racional i eficaç del teu temps.

Optimitza el teu temps i aprèn a gestionar millor els teus projectes
  1. Defineix els teus objectius: tenir uns objectius clars, amb un calendari organitzat i uns terminis de lliurament assumibles farà que creïs un escenari clar en el qual poder marcar-te els temps i dur a terme totes les tasques de forma endreçada i individual.

  2. Planifica’t: un hàbit essencial per avançar de manera productiva, és la planificació. La manca de la mateixa, donarà lloc a les improvisacions que t’allunyaran d’aconseguir els objectius prèviament fixats.

  3. Prioritza les teves tasques i distribueix-les: totes les tasques tenen un grau d’importància diferent el que la converteix en la primera o en darrera tasca a realitzar. Prioritzar és començar pel més important, administrant totes les tasques segons el seu grau d’importància.

  4. Concentra’t en el poder de l’ara: desenvolupar l’atenció plena, millorant la teva concentració i, per tant, la teva capacitat d’estar present en allò que realitzes. D’aquesta manera, aconseguiràs ser més eficient i cometre menys errors.

  5. Protegeix-te dels lladres de temps: els lladres de temps són aquests petits instants en els quals tots ens despistem i, que de manera continuada, pot afectar greument la nostra productivitat. Tot i que no són únicament distraccions, a vegades els lladres de temps es troben en les mateixes tasques que realitzem a la feina: reunions, correus electrònics, trucades telefòniques, interrupcions, etc.

  6. Evita la multitasca: la multitasca no ens fa més productius. De fet, és un dels tipus de lladres de temps més camuflats. El canvi d’una tasca a una altra disminueix la nostra concentració, trigant entre 6 i 9 minuts a recuperar l’estat de concentració anterior.

  7. Utilitza les noves tecnologies: la tecnologia permet treballar de forma més ràpida, millorar la precisió i qualitat de les tasques desenvolupades i dur a terme altres que serien impossibles realitzar-les a través de mètodes tradicionals.

  8. Valora el teu temps i aprèn a dir ‘no’: no existeix una fórmula màgica per aprendre a dir ‘no’, però es recomana ser sincers en el procés de comunicació, i donar els arguments oportuns i necessaris que justifiquin la resposta. Tanmateix, cal tractar d’oferir alternatives al problema que pot generar-se després de dir ‘no’ a una tasca.

  9. Aprèn a delegar: permet invertir el teu temps en el veritablement rellevant en lloc d’haver de fer-ho tot tu. Un només no pot ocupar-se de totes les tasques i la delegació genera el creixement de l’organització. Amb la finalitat d’avançar, necessites cedir algunes responsabilitats i tenir present que no existeix una única manera de fer les coses.

  10. Sigues flexible i analitza contínuament: avalua amb certa periodicitat si la teva planificació s’ajusta a la realitat, així com si t’està ajudant o no en l’assoliment dels teus objectius. La teva planificació ha de ser flexible, però també ha d’estar en contínua revisió i contemplar possibles punts de millora.

Any nou, agenda nova

Una agenda laboral, ja sigui en format paper o electrònic, és una eina molt útil per gestionar el temps, augmentar les hores productives i reduir l’estrès. Mantenir una agenda organitzada de treball ens permet estar informats de les tasques pendents, de l’ordre de prioritats d’aquestes, a més de tenir a mà els contactes, dades i detalls d’interès.

Un hàbit molt beneficiós pel nostre temps i memòria, ja que el desordre únicament ens fa perdre temps en activitats menys importants i que després ens falti temps per realitzar les més urgents i primordials. Tanmateix, ens permet controlar i analitzar el que s’ha anat fent al llarg del temps i analitzar si el temps ha estat invertit correctament, permetent una correcció futura i, amb això, una millora de la productivitat.

Millora la teva gestió del temps amb la matriu de Stephen Covey

Segons afirma Stephen Covey, el fonamental en l’administració eficaç del temps és “posar primer el primer”. L’autor esmenta que per ser més productius hem de posar en pràctica l’eina  “Els 4 quadrants de la gestió del temps”.

Es tracta d’una matriu dividida per quatre seccions, cadascuna de les quals representa una determinada categoria de prioritat en les tasques. La seva posada en pràctica permet optimitzar el temps de treball, obtenir espais per realitzar les activitats que estan enfocades en l’assoliment dels objectius prèviament fixats, crear l’hàbit de l’ordre i realitzar millores que ens acostin als objectius. T’animes?

Cuadro-Stephen_Covey-CAT

En definitiva, la gestió de temps tracta de procedir intel·ligentment amb l’objectiu de ser més productius en menys temps i sentir-nos més plens i feliços davant els resultats obtinguts, a més de guanyar en productivitat, salut i benestar.