Les reunions virtuals han passat a formar part del nostre dia a dia, facilitant l’activitat i les relacions laborals durant el teletreball. Un mètode de comunicació en expansió en l’àmbit laboral que requereix assessorament per enfortir i assegurar el seu adequat funcionament, a més d’un acompanyament continu i evolutiu que permeti detectar deficiències i aplicar les accions correctores que garanteixin la seva efectivitat.
Una solució de trobada a través de mitjans electrònics significativament més econòmica, atès que no requereix d’una infraestructura específica ni inversió de temps i diners en desplaçaments laborals; i que, al seu torn, facilita el desenvolupament habitual de l’activitat laboral, optimitzant el temps de les persones i incrementant la productivitat dels equips de treball.
Aspectes a tenir en compte:
- La dinàmica d’una reunió virtual és diferent a la d’una reunió presencial.
- La complexitat de la reunió depèn de la quantitat de participants, el grau d’adopció de tecnologia i l’experiència prèvia en aquest format.
RECOMANACIONS
- Comprovar el bon funcionament de la xarxa, els auriculars, el micròfon i la càmera.
- Establir una agenda, transmetre l’objectiu de la reunió i definir els punts de la conversa.
- Tancar totes les aplicacions obertes, per millorar la connectivitat i evitar distraccions.
- Connectar 10-15 minuts abans de l’inici de la reunió per evitar possibles incidències o problemes tècnics.
- Silenciar el micròfon per evitar sorolls ambientals molestos.
- Evitar interrupcions durant la reunió; silenciar les notificacions i els dispositius mòbils.
- Fixar una durada màxima de 60 minuts de reunió per evitar que l’atenció dels participants disminueixi.
- Compartir el document de presentació mitjançant l’opció “compartir presentació” de la plataforma triada i, una vegada finalitzada, compartir l’arxiu individualment.
- Intentar ser clar, breu i concís en les aportacions.
- Respectar els temps i rols establerts de cadascun dels participants de la reunió.
- Reservar un temps per la sessió de preguntes i respostes on tots els participants puguin realitzar aportacions.
- Enviar l’acta als participants en finalitzar la reunió, en la qual apareguin les conclusions i acords adoptats.
Les reunions virtuals representen una gran oportunitat tant per a les empreses com per a les persones treballadores. Un espai de trobada digital que aporta múltiples beneficis en les organitzacions fomentant la comunicació i agilitzant la presa de decisions.
Si t’ha agradat la lectura, et recomanem els següents articles relacionats:
