La multitasca (multitasking en anglès) és una capacitat humana aparent per realitzar més d’una tasca o activitat alhora. El primer ús publicat de la paraula multitasca va aparèixer l’any 1965 en un document d’IBM que descriu les capacitats del sistema IBM S/360. Tot i que sabem que, si abordem aquesta qüestió amb el rigor de la ciència, el cervell humà no és capaç de mantenir el rendiment al 100% en diverses tasques diferents alhora, el terme s’ha aplicat des de llavors a tasques humanes per a aquelles persones, amb una capacitat a escala cerebral, competents en fer dues tasques, canviant ràpidament l’atenció entre ambdues i realitzant-les amb eficiència (segons la Universitat de Utah, el 2% de la població).
MULTITASKING: AVANTATGES I INCONVENIENTS
AVANTATGES
- Estalviar temps: augment del rendiment, és una bona manera de fer una gran quantitat de treball en menys temps.
- Increment de la productivitat: es podran assumir grans volums de treball.
- Assumir més responsabilitats: en poder fer diverses coses alhora, el multitasking permet que l’empleat assumeixi més responsabilitats i les aconsegueixi desenvolupar amb bons resultats, tot creant un major nivell de satisfacció.
- Capacitat de reacció: les persones amb capacitat de multitasca adquireixen més capacitat de reacció quan apareixen nous treballs complexos.
- Qualitat de treball en qualsevol circumstància: ser capaç de dur a terme un treball de qualitat tant en espais de treball senzills com en entorns més complexos que presenten més distraccions, augmentant la capacitat d’adaptabilitat a l’entorn (un exemple seria un centre de coworking).
INCONVENIENTS
- Menor rendiment: s’ha de dividir l’atenció, la qual cosa es pot traduir en un descens del rendiment a la feina o una pèrdua més gran de temps.
- Pèrdua de qualitat: risc de sacrificar la qualitat per la quantitat.
- Estrès (un dels riscos més grans del multitasking): en fer diverses tasques alhora és possible que no s’aconsegueixin completar totes, i això pot acabar provocant estrès als treballadors per no arribar als resultats esperats.
- Menor eficàcia: és molt habitual que un excés de feines faci perdre productivitat, ja que no s’assoleix discernir quines tasques són realment importants, la urgència de cadascuna o si alguna és prescindible.
- Major risc d’errors: al no centrar-se en una única tasca i haver de parar esment a moltes coses, existeix el risc d’una pèrdua de concentració i un augment de la freqüència dels errors i les distraccions.
- Pèrdua de memòria: la multitasca mal gestionada pot acabar derivant en una pèrdua de la capacitat de memòria i, en darrera instància, perjudicar la salut dels empleats.
¿Com afecta a la productivitat?
Per tot el dit fins ara, és evident que, si la multitasca s’executa de forma correcta, sense perdre en qualitat, amb eficàcia i amb una bona gestió del temps a través de les persones que són capaces d’executar-la eficaçment, ja que tenen les habilitats necessàries per aconseguir-la, el multitasking pot arribar a ser molt productiu i beneficiós per a les empreses i afectar de manera molt positiva a la productivitat.
Com hem vist també pot generar alguns inconvenients que acabin afectant negativament les persones treballadores i, en conseqüència, a la productivitat de l’empresa, per això haurem de tenir cura de mantenir l’equilibri que permeti treure el màxim rendiment a la multitasca sense que comencin a aparèixer els inconvenients.
Serà desitjable que l’empresa faci un seguiment dels empleats, enfocat a incentivar aquestes competències i a obtenir l’experiència d’empleat, que ha esdevingut un element diferenciador a l’hora d’atreure i retenir el talent.
RECOMANACIONS PER AFRONTAR AMB ÈXIT EL MULTITASKING
TREBALLADORS
- Planificar i distribuir òptimament el temps per dur a terme totes les tasques, reservant les hores més productives del dia per a les tasques més importants.
- Agrupar diverses tasques alhora, atès que com més similars siguin les activitats que es duran a terme de forma simultània, més fàcil serà per a la persona treballadora realitzar-les.
- Intercalar la multitasca amb l’activitat plena. Després de dedicar un temps a dur a terme diverses obligacions simultànies, cal centrar-se en una de sola per no sobrecarregar-se.
- Evitar les distraccions, especialment les tecnològiques. La persona treballadora ha d’estar centrada i lliure de distraccions si vol desenvolupar diverses tasques alhora de manera eficient.
- Revisar el treball fet. La multitasca sobrecarrega el cervell, per la qual cosa treure una estona durant la jornada per revisar el que s’ha fet evitarà possibles errors.
- Practicar la multitasca, organitzant el dia de manera que es vagin incorporant diverses tasques alhora. La multitasca no és innata, sinó que s’ha de treballar i perfeccionar perquè realment sigui efectiva.
EMPRESES
- Desenvolupar pautes, establir tasques i objectius assumibles.
- Organitzar i establir prioritats en funció de la importància de les tasques a desplegar.
- Diferenciar les tasques que es puguin assumir simultàniament de les que exigeixen una concentració absoluta.
- Establir descansos en què els empleats puguin interactuar i compartir amb els companys els possibles dubtes o preocupacions que sorgeixin.
- Promoure programes de capacitació i formació en tecnologies, les quals permeten treballar de manera més ràpida, millorant l’eficiència i la qualitat.
- Impulsar processos de selecció i reclutament de perfils multitasking que puguin complementar i equilibrar positivament l’equip de treball.
El multitasking pot crear empleats ràpids i eficients, però mal executat pot portar a una pèrdua de rendiment i a l’augment d’errors. Un aspecte que les empreses han de tenir present intentant que la multitasca no arribi a l’extrem de generar estrès, perquè està més que provat que “tenir treballadors feliços és més rendible”.
Si t’ha agradat la lectura, et recomanem els següents articles relacionats:
